Vooraleer je binnen stapt bij je contactpersoon, kan je op bepaalde tijdstippen nog steeds een dramatisch verschil maken tussen een geslaagd gesprek en een minder geslaagd gesprek. Dingen die je ziet, hoort of hoe dan ook opvangt onderweg van je auto tot in de meeting zaal of bureau waar je het gesprek zal doen. De receptie is hierin dé belangrijkste plaats om je zintuigen maximaal te spitsen. Wie hier goed op bepaalde dingen let en enkele gratis tips mee neemt die de organisatie (bewust) heeft achtergelaten, kan een voorsprong vergaren die soms wel eens het verschil kan maken tussen een deal en geen deal.

Je bevindt je bij de receptie, de contactpersoon is verwittigd en komt eraan. Hier kan je reeds een extra voorbereiding treffen inzake je latere gesprek. Het is dé kans om tijdens dat handvol minuten nog wat meer over de organisatie te leren. Een kans die veel verkopers wel eens links laten liggen en zo essentiële informatie niet weten te vergaren die ze nodig hebben om het gesprek en later de verkoop succesvol af te ronden. Elke receptie is namelijk een spiegelbeeld van het bedrijf. Het is als het ware een uitgangbord van hoe ze te werk gaat. Als we de receptie bekijken vinden we enkele tips die men kan gebruiken tijdens het gesprek. Mis deze dus niet. Slogans, normen en waarden worden als het ware ten toon gespreid voor de mensen met een klare kijk op de dingen. Wat is de huiskleur? Wat is het logo? Welke slogan komt prominent naar voor. Dingen die je ook op de internetsite ziet? Natuurlijk, elke organisatie gebruikt welk medium ook om een duidelijke en klare kijk te gunnen in de bedrijfsfilosofie, visies, normen en waarden. Ook aan de receptie kan je deze terug vinden en vers in het geheugen houden voor je latere gesprek.

 Het gebeurt ook dikwijls dat men zich eerst moet inschrijven aan de balie. Je krijgt in veel gevallen dan een dik boek voorgeschoteld waar je naam, organisatie, aankomstuur en dergelijke dient te noteren. Maak hiervan gebruik en blader (als je de kans krijgt) ook even terug om te kijken of jouw contactpersoon niet met andere bedrijven uit jouw sector of concurrenten een gesprek heeft gehad voor jij aan de beurt kwam. De kans dat je niet de eerste leverancier bent waarmee je contactpersoon spreekt is immers meer dan reëel. Het zou wel eens kunnen dat je de naam van die concurrent ergens tegenkomt. Indien je een goede kennis hebt over de werkwijze, plus en min punten en filosofie, kortom: een goede marktanalyse hebt weten te vormen, dan weet je meteen tegen wie en wat je moet opboksen om de deal binnen te rijven. Je kan op cruciale momenten je gesprek aanpassen aan het aanbod van jouw concurrent. Je kan de punten waarop jouw organisatie beter werkt dan die concurrent en de voordelen die jij biedt ten opzichte van die concurrent nog eens extra in de verf zetten bij je aanbod. Je kan ook de integriteit van je contactpersoon hiermee toetsen. Indien hij ‘nee’ antwoord op de vraag of hij reeds met andere leveranciers heeft gesproken, weet je dat je niet in de ideale positie vertoeft om de deal binnen te rijven. Als je dit stapje voor bent kan je verschillende manieren uitdokteren opdat jij beter uit het gesprek komt dan je concurrent. Je krijgt dus een voorsprong die je niet mag laten liggen om je gesprek succesvol te laten verlopen.

 Vervolgens vindt je meestal op het tafeltje naast de bank waar je wacht een aantal tijdschriften. Hierbij ligt in vele gevallen ook een boekje of tijdschrift van het bedrijf. Indien je deze inkijkt, leer je meer over de filosofie en waarden van het bedrijf, waar ze mee bezig zijn, hoe de structuur in elkaar zit, nieuwe en populaire producten, enz. Een niet te missen kans dus om een punt te vinden waarover je tijdens het gesprek kan uitbreiden. Het geeft jou de mogelijkheid een extra kennis over de organisatie op te doen en je kan er mee uitpakken bij je contactpersoon zodat je duidelijk maakt dat je de voorbereiding grondig hebt gedaan. Een extraatje dus dat je niet mag laten liggen. Beter nog, indien je aan jouw contactpersoon vraagt of je dat specifiek tijdschrift of boekje mag meenemen, bewijs je hem echt geïnteresseerd te zijn in wat zijn of haar organisatie precies doet. Een voorbode van hoe jouw aanbod op maat van zijn of haar bedrijf zal worden gemaakt. Mag je dit niet meenemen, geen nood, je hebt al een positief gevoel bij je contact gelaten. Als je het wel mag meenemen, kan je later tijdens de offerte terug komen op enkele belangrijke punten die erin staan geformuleerd.

Kijk je ook eens even goed rond aan de receptie? Welke mensen komen langs terwijl je wacht? Een goed luisterend oor kan dus een heleboel informatie inwinnen die wel eens een duidende factor kunnen blijken. Wat hangt aan de muur? Hangen er kunstwerken, posters, logo’s en dergelijke aan de muur? In dat geval weet je meteen waarmee je de introductie en de meestal gepaard gaande ‘small talk’ kan opvullen. Een small talk die nu meer dan vroeger niet meer over het weer, het gebouw of andere banale dingen mag gaan, maar reeds belangrijke informatie moet uitwisselen in een minder officiële sfeer. Hierbij komt nog eens dat je ook andere namen binnen de organisatie hoort en indien je geluk hebt, zelfs met hun titel. Misschien ben je niet bij de juiste persoon. Misschien moet je ook eens hogerop gaan spreken over jouw aanbod. Op zo’n moment is het natuurlijk steeds handig te weten wat de naam en functie van bepaalde personen binnen de organisatie is.

 En laat ons tenslotte de receptioniste niet vergeten! Zij is vaak de enige persoon die weet wanneer en hoe je bepaalde mensen het beste kan bereiken. Zij hoort en ziet alles binnen een organisatie. Wie bij haar op een goed blaadje staat, krijgt de weg naar succes geplaveid voor zich uitgestrekt. Zij kan een klant maken of kraken. Wees dus steeds heel lief tegenover deze ‘key person’ (en toch één van de meest onderschatte functies bij verkopers) en verwen ze af en toe eens met een extra attentie. Een kleine moeite dat een groot potentieel kan teweeg brengen. Als zij jouw naam en organisatie goed kent, zal je steeds en zonder uitstel de juiste persoon op het juiste moment kunnen vinden.