Indien ik het even nareken, heb ik ongeveer twee uur per dag nodig om alle zinloze administratie, van gespreksverslagen, dagrapporten, agendabeheer, orderbonnen, offertes, CRM input en andere zaken te regelen.  Tel daarbij het maken van afspraken op, en ik heb minstens drie uur verloren.  In de overige vijf uur, verwacht men dat ik acht afspraken doe.  Hoe maak ik mijn baas duidelijk dat dit te veel is?

Hendrik

Beste Hendrik, laat me beginnen met op te merken dat deze administratie verre van zinloos is.  Laat me tevens stellen dat een gemiddelde afspraak deze dagen rond de 20 minuten duurt.  Met een goede planning mag dit dus geen probleem zijn.

Waarom is administratie belangrijk voor verkopers?

Gespreksverslagen helpen je om een inzicht in de klant te krijgen.  Wanneer je de laatste vijf verslagen van je bezoeken aan een klant doorneemt, zal je bepaalde patronen zien opduiken.  Die bieden je inzicht in de achterliggende denkwijze van de klant.  Dat zal je helpen sneller tot een verkoop te komen.

Dagrapporten helpen je om inzicht te krijgen in je eigen aanpak.  Door deze door te nemen, zie je welke klanten je meer aandacht moet schenken, hoe je je routeplanning kan optimaliseren, hoe je voor een efficiëntere agenda kan zorgen.

Je agenda helpt je om niets te vergeten

De CRM input zorgt er voor dat je collega’s bij hun contacten met je klanten een betere en persoonlijkere service kunnen bieden.  Dat helpt je om een betere relatie met je klant op te bouwen.  Er is dan immers een consistentie in je aanpak.

Administratie bespaart op termijn tijd, omdat het voor een betere service voor je klanten zorgt, jezelf helpt om optimaler te functioneren en je organisatie helpt om je aanpak te ondersteunen.

Het maken van afspraken

Indien je vijf uur per week nodig hebt om afspraken te maken, is er iets mis met je aanpak.  Dit zal ongeveer kloppen indien je enkel van prospectie moet leven, maar bezoeken aan bestaande klanten, kan je eenvoudig inplannen wanneer je bij de klant bent.  Spreek direct een datum voor een volgend bezoek af, geef een week voor de afspraak nog even een seintje om je afspraak te confirmeren.

Klantenbezoeken

De gemiddelde duur van een afspraak voor een B2B verkoper is 20 minuten (een beetje afhankelijk per sector).  Hieraan heb je meestal voldoende om alles te doen wat de klant wenst.  Indien je het gevoel hebt dat je bij elke afspraak gans je aanbod moet voorstellen (ongeacht of de klant dit wenst of niet), zal je inderdaad tijd tekort komen.

Het geheel

Een routine in administreren, zal de tijd die je ervoor nodig hebt drastisch beperken.  Doe het elke avond, als vast afsluitritueel van de dag.  Je zal merken dat het ne enkele dagen steeds sneller gaat en uiteindelijk slechts minuten in plaats van uren zal duren.