Gepubliceerd op 27/01/10

Iedere manager behoort een leider te zijn, maar de meeste zijn administrateurs. Als u het grootste deel van uw tijd besteedt aan budgets, organisatieschema’s, kosten, verzoeken en allerlei deitails, bent u een administrateur. Om een leider te worden, zult u meer tijd moeten doorbrengen met mensen. (Philip Kotler/Marketing Insights from A to Z)

Deze uitspraak van Kotler was aanleiding tot een heftige discussie, met enkele managers.

“In theorie misschien waar, maar in praktijk niet te realiseren”, “Ga dat eens even aan mijn baas vertellen”, “Budgets maken zichzelf niet, en administratieve verplichtingen horen nu eenmaal bij de job!”.

Dat was de algemene strekking van de feedback die in ontving. Alhoewel iedereen het principe wil onderschrijven, ziet bijna niemand de mogelijkheid dit te verwezenlijken. Waarom niet? Het werk zal zich met bergen opstapelen, de organisatorische samenhang zal vervallen, zelfs de resultaten zouden achteruitgaan….

Hoe is het mogelijk dat verstandige mensen zich zo laten beïnvloeden door gewoontes, procedures en veronderstellingen? Ik weet het niet. Na een kwartiertje overleggen, ging iedereen er mee akkoord, dat mensen het centrum van de organisatie vormen. Mensen behalen resultaten. Hun motivatie, hun inzet, hun betrokkenheid. Dat is de kern van alles. De eerste en voornaamste functie van de leider, is te zorgen voor deze zaken: de inzet en motivatie, de inspiratie en betrokkenheid, de kennis en vaardigheid van zijn mensen. Niemand spreekt dit tegen.

Drie uur overleggen, kon niemand er van overtuigen zijn werkwijze dusdanig aan te passen, dat deze belangrijkste zaak (de mensen dus) ook in het werkschema van de manager voorop komt te staan. De excuses om dit niet te doen zijn legio. Chefs vragen rapporten, mensen vragen ondersteuning vanuit het interne netwerk, er moeten meetings gehouden worden, budgetten opgesteld…. De lijst is net zo lang als je zelf wil.

Hoe kom je uit dit dilemma? Wat kan je er aan doen? Dat is de hamvraag. Ik geef je enkele tips mee, die we in de praktijk – met groot succes – hebben toegepast. Zelfs de meest sceptische van alle deelnemers was nadien tevreden de test gedaan te hebben. Probeer het zelf eens

1. Plan tijd voor mensen! Een agenda heeft de neiging dicht te slippen. Ga eens na hoe vaak je iets accepteert (een meeting, een verslag maken…), enkel en alleen omdat er toch een opening is in je agenda. Plan vooraf, minstens drie halve dagen, in je agenda om met mensen bezig te zijn (Co-bezoeken indien je verantwoordelijk bent voor verkopers, een korte bespreking met je mensen, een tijdje samen met hen werken… Laat je mensen wten dat deze tijd voor hen voorzien is, dat ze op die momenten 100% op jouw aanwezigheid kunnen rekenen. (Zo voorkom je vele tijdrovende ad-hoc vragen en besprekingen

2. Structureer je “mensenwerk”. Zorg voor een duidelijke doelstelling voor deze elementen en neem ze op in een vast gedefinieerd ontwikkelings- en evaluatieplan. Bespreek met al je medewerkers vooraf volgende zaken:

a. Hoe schatten jullie – samen – het huidige niveau van de medewerker in?

b. Wat zou het ideale niveau voor de huidige functie zijn

c. Hoe kan je daar komen? Wat wordt er verwacht van de medewerkers, en wat kan hij of zij van jouw verwachten

d. Zet dit alles op papier, en bepaal duidelijk enkele randvoorwaarden.

3. Zorg voor een duidelijk perspectief. Wat zijn de ambities van de medewerker? Wat wil hij of zij over vijf, tien, vijftien…. Jaar doen? (denk hier ook even aan een laterale groei. Doorgroeien in de huidige job is een vaak vergeten iets. Zo verliezen we goede mensen aan verticale promoties die noch voor hen, noch voor de organisatie iets opbrengen). Maar hiervan een duidelijk groeiplan, met wel gedefinieerde opleidingen, coachings, doelstellingen

4. Ondersteun een open communicatie structuur op elk gebied. Wees aanwezig en toon grote luisterbereidheid, zonder echter te oordelen. Blijf afstandelijk informatie opnemen, zonder en “goed” of “slecht” aan te koppelen.

5. Bepaal de rest van je agenda in functie van je tijd. De tijd die je zal overhouden is meer dan voldoende voor al je andere taken. De tijd hiervoor is schaarser en vergt dus meer organisatie en planning. Maar je zal merken dat het probleemloos lukt. Het enige wat je moet doen is een duidelijk onderscheid maken tussen die zaken die belangrijk zijn en die je moet doen, en de andere zaken die eigenlijk geen meerwaarde hebben.

6. Weiger zo veel mogelijk in te gaan o ad-hoc vragen vanuit de organisatie. “Kan jij even zorgen voor….”? Wees duidelijk: “Ja, maar dat zal voor binnen drie weken zijn”. Zo kan je de tijd nodig voor deze zaken – voor zo verre je ze moet doen – duidelijk plannen.

Zoals bij elke vorm van timemanagement komt het er op aan vooraf je prioriteiten duidelijk te stellen, en deze zaken steeds en zonder uitzondering voorrang te geven.

Laten we duidelijk zijn. Je eerste prioriteit zijn de resultaten die je met je team kan behalen. Daarop zal je worden afgerekend. Tijd om je mensen naar een hoger niveau te brengen (zowel wat betreft productiviteit, kennis, motivatie, well being, betrokkenheid…) zal de tijd zijn die het hoogste rendement heeft voor je primaire doelstelling.

Je eigen groei is een tweede belangrijk element. Voorzie tijd om zelf je vaardigheden verder te ontwikkelen. Vraag je chef voor coaching, ondersteuning, opleiding… Ook jouw motivatie, kennis en vaardigheid is cruciaal. Voorzie hier duidelijk tijd voor en eis van je organisatie de zelfde inspanning die jij voor je medewerkers doet.

·	Je management taken vormen een derde luik. Opvolgen, meten rapporteren… Het zijn zaken die in derde orde belangrijk zijn voor je resultaten.

·	Netwerking staat op vier. De samenwerking binnen de organisatie en met externe partners is een enorm belangrijke ondersteuning voor de resultaten van je team.

Hierop kan je de verhouding 30/20/15/15 toepassen. 80% van je tijd gaat op naar deze zaken. De 20% die over is, kan je gebruiken voor alle andere taken. De ervaring leert dat deze verhouding, mits een goede planning, optimale resultaten zal geven. Probeer het eens gedurende enkele weken. Je zal merken dat je snel een progressie merkt op bijna alle vlakken van je job!