Uw offerte per e-mail versturen?
http://saleshouse.be/cms/articles/150/1/Uw-offerte-per-e-mail-versturen/Pagina1.html
Michel Hoetmer
Michel Hoetmer helpt verkopers en ondernemers bij het werven van nieuwe klanten. In de loop der jaren heeft hij een nuchtere kijk ontwikkeld op het verkoop- en marketingvak. Hij is vooral erg praktisch.
Voordat Michel Hoetmer in 1999 begon als trainer en coach werkte hij o.a. voor:AMRO Bank N.V. Eerste Hollandsche Verzekeringen N.V. (onderdeel van Generali) Amev N.V. en anderen.
Hij is zelf al 30 jaar actief in de verkoop, zowel op de zakelijke- als op consumentenmarkt. Hij is gepokt en gemazeld in het verkoopvak. Hij past de technieken uit zijn trainingen en publicaties dagelijks zelf met veel succes toe. Inmiddels trainde en coachte Michel meer dan 3.500 verkopers. Kenmerkend voor zijn aanpak is de praktische en resultaatgerichte insteek.
Meer over Michel kan je vinden op www.salesquest.nl
Door Michel Hoetmer
Gepubliceerd op 10/01/10
Het is een aanlokkelijk idee om uw offertes via e-mail te versturen. Het is snel, gemakkelijk en goedkoop. Maar is het wel verstandig?
Het is een aanlokkelijk idee om uw offertes via e-mail te versturen. Het is snel, gemakkelijk en goedkoop. Maar is het wel verstandig?
De voordelen
In onze snelle wereld is er wat voor te zeggen om offertes via e-mail te versturen. U drukt op de verzendknop en uw (potentiële) klant heeft de offerte binnen enkele minuten in huis. Het is bovendien goedkoop. De printer hoeft er bij u niet aan te pas te komen. En dat is meteen het nadeel: de printer bij de ontvanger maakt soms overuren. Het staat dus een beetje "goedkoop".
De nadelen
Helaas zijn er nog veel meer nadelen verbonden aan het versturen van offertes via e-mail:
Mensen hebben moeite met lezen van beeldschermen
Het maakt niet uit: jong en oud lezen slechter van een beeldscherm dan van papier. Het is verstandig om hiermee bij de opmaak van uw offerte rekening te houden. Van het scherm lezen gaat makkelijker met:
Bijlagen kunnen verdwijnen
De meeste mensen versturen de offerte als bijlage met de e-mail. Daardoor hebben ze meer mogelijkheden om het document netjes op te maken. Als u de offerte in een gewone e-mail verpakt, kan de opmaak geheel of gedeeltelijk verloren gaan. De oorzaak hiervan is dat de ontvanger zijn e-mail programma vaak anders heeft ingesteld (bijvoorbeeld anders afbreken van regeleinden), of met een andere e-mailprogramma werkt (bijvoorbeeld Lotus Notes).
Weigerachtige servers
Aan het versturen van bijlagen kleven ook nadelen. Het hangt er namelijk van af hoe de server van de ontvanger is ingesteld. Soms accepteren servers geen bijlagen (angst voor virussen). En het kan ook voorkomen, zoals ik pas nog meemaakte, dat de server van de ontvanger bestanden boven een bepaalde grootte niet accepteert.
Spamfilter
Als u pech heeft ziet het systeem van de ontvanger uw e-mail aan als spam. Pas vooral op met de woorden die u kiest voor de kopregel.
Tip
Verstuur een aparte e-mail waarin u de komst van uw offerte aankondigt.
Over het hoofd zien
De ontvanger ziet uw offerte in "e-mailvorm" makkelijker over het hoofd. Sommige mensen ontvangen letterlijk honderden berichten per dag. Anderen lezen hun e-mail onregelmatig. U kunt dit oplossen door middel van een leesbevestiging. Dat is dwingend. Zo dwingend dat het soms irritatie oproept.
Wijzigingen (PDF)
Indien u uw offerte als gewone e-mail of "word bestand" verstuurt moet u er rekening mee houden dat de ander het document kan wijzigen. Dat kan per ongeluk gebeuren. Maar voor de gemene types is het wel heel uitnodigend om een kleinigheid aan te passen.
Tip
U kunt dit euvel voorkomen door het bestand op te slaan in pdf-formaat. Hiervoor heeft u het programma Adobe Acrobat nodig. Het voordeel van Adobe Acrobat is dat u de opmaak van het document in de hand houdt. De complete versie van Adobe Acrobat is een aardige investering. Maar het is zeker de moeite waard. Het staat bovendien professioneler. En het is veilig. Adobe is platvorm onafhankelijk. Dus ook ontvangers in het bezit van bijvoorbeeld Apple computers zijn in staat uw bestand te openen en te bekijken.
Eerst overleggen voordat u de offerte verstuurt
Zelf verstuur ik regelmatig offertes via e-mail. Maar ik overleg dat altijd eerst met de klant. En meestal verstuur ik een ingekorte versie. Zo laat ik de leveringsvoorwaarden weg (scheelt veel pagina's). In dat geval stuur ik altijd een complete papieren versie via de post.
Tip
Maak tenminste één extra papieren versie. Dat is handig voor het geval iemand anders (naast de ontvanger) er ook nog naar wil kijken. Het spaart de ontvanger werk en papier uit.
Conclusie
Eenvoudige offertes via e-mail versturen is een prima gedachte. Maar zodra het ingewikkelder wordt, raad ik u aan eerst met de prospect te overleggen. Vraag hem naar zijn voorkeur. En als u niet teveel haast heeft adviseer ik u de offerte per gewone post of fax te versturen. U heeft dan de opmaak volledig in de hand en niemand kan ongemerkt wijzigingen aanbrengen.
De voordelen
In onze snelle wereld is er wat voor te zeggen om offertes via e-mail te versturen. U drukt op de verzendknop en uw (potentiële) klant heeft de offerte binnen enkele minuten in huis. Het is bovendien goedkoop. De printer hoeft er bij u niet aan te pas te komen. En dat is meteen het nadeel: de printer bij de ontvanger maakt soms overuren. Het staat dus een beetje "goedkoop".
De nadelen
Helaas zijn er nog veel meer nadelen verbonden aan het versturen van offertes via e-mail:
Mensen hebben moeite met lezen van beeldschermen
Het maakt niet uit: jong en oud lezen slechter van een beeldscherm dan van papier. Het is verstandig om hiermee bij de opmaak van uw offerte rekening te houden. Van het scherm lezen gaat makkelijker met:
- korte alinea's (hoogstens 4 - 6 regels),
- kortere zinnen (gemiddeld maximaal 12 woorden),
- meer witruimte laten,
- duidelijke indeling met behulp van koppen en inspringen (zoals in dit artikel)
Bijlagen kunnen verdwijnen
De meeste mensen versturen de offerte als bijlage met de e-mail. Daardoor hebben ze meer mogelijkheden om het document netjes op te maken. Als u de offerte in een gewone e-mail verpakt, kan de opmaak geheel of gedeeltelijk verloren gaan. De oorzaak hiervan is dat de ontvanger zijn e-mail programma vaak anders heeft ingesteld (bijvoorbeeld anders afbreken van regeleinden), of met een andere e-mailprogramma werkt (bijvoorbeeld Lotus Notes).
Weigerachtige servers
Aan het versturen van bijlagen kleven ook nadelen. Het hangt er namelijk van af hoe de server van de ontvanger is ingesteld. Soms accepteren servers geen bijlagen (angst voor virussen). En het kan ook voorkomen, zoals ik pas nog meemaakte, dat de server van de ontvanger bestanden boven een bepaalde grootte niet accepteert.
Spamfilter
Als u pech heeft ziet het systeem van de ontvanger uw e-mail aan als spam. Pas vooral op met de woorden die u kiest voor de kopregel.
Tip
Verstuur een aparte e-mail waarin u de komst van uw offerte aankondigt.
Over het hoofd zien
De ontvanger ziet uw offerte in "e-mailvorm" makkelijker over het hoofd. Sommige mensen ontvangen letterlijk honderden berichten per dag. Anderen lezen hun e-mail onregelmatig. U kunt dit oplossen door middel van een leesbevestiging. Dat is dwingend. Zo dwingend dat het soms irritatie oproept.
Wijzigingen (PDF)
Indien u uw offerte als gewone e-mail of "word bestand" verstuurt moet u er rekening mee houden dat de ander het document kan wijzigen. Dat kan per ongeluk gebeuren. Maar voor de gemene types is het wel heel uitnodigend om een kleinigheid aan te passen.
Tip
U kunt dit euvel voorkomen door het bestand op te slaan in pdf-formaat. Hiervoor heeft u het programma Adobe Acrobat nodig. Het voordeel van Adobe Acrobat is dat u de opmaak van het document in de hand houdt. De complete versie van Adobe Acrobat is een aardige investering. Maar het is zeker de moeite waard. Het staat bovendien professioneler. En het is veilig. Adobe is platvorm onafhankelijk. Dus ook ontvangers in het bezit van bijvoorbeeld Apple computers zijn in staat uw bestand te openen en te bekijken.
Eerst overleggen voordat u de offerte verstuurt
Zelf verstuur ik regelmatig offertes via e-mail. Maar ik overleg dat altijd eerst met de klant. En meestal verstuur ik een ingekorte versie. Zo laat ik de leveringsvoorwaarden weg (scheelt veel pagina's). In dat geval stuur ik altijd een complete papieren versie via de post.
Tip
Maak tenminste één extra papieren versie. Dat is handig voor het geval iemand anders (naast de ontvanger) er ook nog naar wil kijken. Het spaart de ontvanger werk en papier uit.
Conclusie
Eenvoudige offertes via e-mail versturen is een prima gedachte. Maar zodra het ingewikkelder wordt, raad ik u aan eerst met de prospect te overleggen. Vraag hem naar zijn voorkeur. En als u niet teveel haast heeft adviseer ik u de offerte per gewone post of fax te versturen. U heeft dan de opmaak volledig in de hand en niemand kan ongemerkt wijzigingen aanbrengen.