Dus worstelen we elke dag met deze uitdaging. We proberen meer tijd door te brengen met klanten en minder met papierwerk. We proberen delen van onze to-do lijst door te schuivan naar anderen, die er beter voor geplaatst zijn. We organiseren onze dagen zodat we het grootste deel ervan kunnen bezig zijn met die zaken die resultaten opleveren.

En we begrijpen zeer goed, dat van tijd tot tijd, een investering van tijd en energie vooraf ons later veel tijd zal kunnen besparen. Zo kunnen we bijvoorbeeld investeren in nieuwe software, tijd nemen om het te leren gebruiken en te integreren in onze werking, zodat we er later een grote tijdwinst mee kunnen maken. We investeren heel wat tijd in het opmaken van doelstellingen en strategische plannen, omdat we verwachten dat die zaken ons zullen helpen om het volgende jaar effectiever te werken.

Het is met dat idee in gedachten, dat ik je iets wil voorstellen dat je potentieel een enorme winst kan opleveren op de tijd die je investeerde: bereid een rampenplan voor, een noodscenario. 

“Wat is dat?” vraag je je ongetwijfeld af. Het is een plan om zinvol verder te werken, wanneer omstandigheden buiten je controle, je dwingen je normale werk te stoppen. Wanneer je aan rampen denkt, is het eenvoudig om je de grote zaken voor de geest te halen waar de media bol van staan. Bijvoorbeeld weten we dat zaken vaak last ondervinden van de gevolgen van tornado’s, of van overstromingen, aardbevingen….

Maar het hoeven geen wereldschokkende zaken te zijn. Het zijn vaan persoonlijke zaken of omstandigheden die minstens even bedreigend zijn. Mijn eigen zaak bijvoorbeeld, heeft twee zulke zaken tegen gekomen de laatste twee maanden. Al bijna vier jaar, geef ik maandelijks een tele seminar vaan een uur. Vorige maand, midden in het seminar, vielen de locale telefoonlijnen uit. Vele honderden verkopers waren plotseling afgesloten en konden niet langer deelnemen.

Geen immense ramp, maar zeker een stevige bobbel in de weg. Mijn medewerkers hadden heel wat tijd nodig om de registratie kosten te traceren en terug te betalen, een nieuwe planning op te stellen enzovoorts.   Hat past in het rampenscenario. Indien we dit hadden kunnen voorkomen, hadden we vele tientallen onproductieve manuren kunnen besparen.

En hier is een andere persoonlijke ramp. Tijdens een lunch bij een seminar dat ik gaf in Orlando, heeft iemand mijn laptop, projector en boekentas gestolen, samen met mijn gsm, PDA en andere belangrijke informatie. Ik heb het seminar moeten stopzetten en de namiddag kunnen doorbrengen met actie te ondernemen om de informatie op mijn laptop, mijn bankkaarten en al de rest te beschermen. En niet alleen dat, mijn medewerkers hebben heel wat tijd besteed aan het rechtzetten van de betalingen van de deelnemers en het herplannen van het seminar. Allemaal zinloze tijdverspilling.

Geen van deze zaken heeft de impact van een grote natuurramp. Maar toch hebben ze beiden een hoop tijd en energie gekost van mij en mijn medewerkers, die totaal zinloos verkwist zijn.

Welke ‘kleine’ rampen kunnen jou overkomen? Wat zou je doen indien je voor enkele dagen niet langer kon telefoneren? Wat indien je je agenda en GSM zou verliezen,? Wat indien een virus je laptop besmet en je alles kwijt bent? Wat indien al je collega’s plotseling ziek werden?

Neem ven de tijd om een ‘rampenplan’ te bedenken, nu, nu je helder bent en tijd hebt om er even over na te denken. Het zou wel eens de meest rendabele tijd kunnen zijn die je ooit ergens aan hebt besteed.